Como parte de nuestro Plan Estratégico 2019-2022, establecimos como uno de nuestros nueve objetivos el transformarnos desde dentro para garantizar la promesa de servicio para todos. Por esta razón, iniciamos un proyecto en el que estamos construyendo los fundamentos de nuestra organización a través de procesos internos de calidad mundial. Esto nos hará más eficientes y ágiles en el día a día.
El proyecto consta de 5 etapas:
- Análisis de la operación actual
- Diseño de soluciones
- Capacitación del personal
- Implementación de soluciones
- Documentación de procesos
Hemos concluido a etapa de Análisis después de 6 semanas. Recorrimos los procesos de la organización por partes. Por ahora, nos hemos enfocado en el Departamento de Finanzas y el Departamento de Recaudación de Fondos. Finalmente concluiremos en unas semanas con el Departamento de Operaciones y Compras.
Nos encontramos ahora en la etapa de 2 de Diseño, en la cual nos hemos dedicado a construir herramientas que den solución a las áreas de oportunidad estudiadas. Ofreciendo herramientas como:
Finanzas
- 5S: Pasamos de 30 a 60% de cumplimiento en el modelo de las 5S. Agradecemos al equipo de finanzas por el apoyo y compromiso para lograr espacios de trabajo que favorezcan la eficiencia que buscamos en la organización.
- Modelo de Presupuesto (En construcción): Esta herramienta nos dará la información para proveer los recursos de manera más exacta a los Clubes.
- Definimos los Key Performance Indicator’s (KPI’s) necesarios y están siendo montados en un tablero de control, que dará visibilidad completa de los resultados de área para una toma de decisiones más certera.
Recaudación de Fondos:
- Logramos reactivar antiguos donantes de nuestra organización resultando en la recuperación de donaciones importantes.
- Diseñamos nuevos procesos para facilitar los resultados esperados, por ejemplo, estandarizamos el desarrollo de propuestas.
- Construimos herramientas de planificación de visitas a inversionistas para ser más estratégicos con nuestra ejecución.
- Definimos objetivos de donación por línea: corporativo, fundaciones e individuos (y próximamente estaremos definiendo los objetivos de Gobierno).
Colaboración:
- Comenzamos con las reuniones COPAC (Comité para Acciones Correctivas) en el cual, con un enfoque en resultados, resolvemos las áreas de oportunidad detectadas en la etapa de Análisis. A esta reunión periódica asiste personal de diferentes áreas para dar soluciones integrales.
Adiestramientos:
- Comenzó el Seminario de Habilidades Gerenciales, en el cual, alineamos a los key players del proyecto Camien y a los empleados en A positions en las competencias necesarias para llevar nuestra dinámica de trabajo a un enfoque en resultados y así lograr la promesa de servicio para todos.
Cada uno de nosotros es una pieza clave en lograr la misión de nuestra organización, como agentes de cambio, llegó el momento de transformarnos.
